Dematerializzazione nota spese prodotta dal dipendente trasfertista


I giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali “non unici” ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale, che qualifica come tali i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. (AGENZIA DELLE ENTRATE – Risposta 20 ottobre 2021, n. 740)

Con riferimento alla corretta modalità di gestione dei documenti analogici in vista della loro dematerializzazione e successiva conservazione con l’intervento o meno di un pubblico ufficiale, questa Agenzia si è più volte espressa con diversi documenti di prassi.
Con i quali è stato chiarito che quando si parla di documenti informatici qualsiasi considerazione non può prescindere dal “Codice dell’Amministrazione Digitale” o “CAD”) e dai relativi decreti attuativi, siano questi di ordine generale, sia, nello specifico, propri dell’ambito tributario.
Dalla normativa richiamata emerge che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale – ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari  – come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917 (TUIR), deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.
Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti e che la procedura sia interamente dematerializzata.
Restano fermi, come ovvio, tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione del TUIR e dei vari documenti di prassi in materia) e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti.
Con particolare riferimento alle prestazioni di trasporto tramite taxi, si evidenzia che trattasi di servizi soggetti all’obbligo di fatturazione su richiesta del committente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione ai sensi del Decreto IVA (art. 22 DPR del 1972, n. 633). La fattura è emessa in duplice copia ed è obbligatoriamente conservata almeno dal prestatore, sicché può essere considerata documento analogico non unico. Le medesime prestazioni sono, invece, esonerate dall’obbligo di certificazione tramite scontrino o ricevuta fiscale.
Ciò detto, si osserva che i giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali “non unici” ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale, che qualifica come tali i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
Si ricorda, infine, che, laddove «il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.